Le fatture elettroniche inviate devono essere poi archiviate (conservate) per 10 anni. Distinguiamo quindi le seguenti 4 attività:

• Generazione del file XML (che può contenere anche più di una fattura)
• Apposizione della Firma digitale
• Invio al Sistema di Interscambio (comprovato da una ricevuta)
• Archiviazione dei documenti (anche in blocco)

Ovviamente tali attività possono essere espletate in diversi modi, ma Prinvo offre il modo di farlo in automatico.

GENERAZIONE, FIRMA e INVIO

Prinvo offre due soluzioni, la Basic e la Automatica.

La modalità “Basic”, permette di registrare la fattura e generare successivamente un file XML (contenente una o più fatture) e scaricarlo sul tuo PC. Tale file può essere firmato manualmente dall'utente e inviato (sempre manualmente) al proprio cliente tramite il Sistema di Interscambio.

Detta procedura presuppone che l'utente:

• acquisti una firma digitale (ad es. da Aruba, Infocert o altri)
• provveda ad inviare le fatture attraverso la propria PEC oppure caricando i file direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate
• provveda a scaricare la ricevuta di invio che sarà resa disponibile entro 5 giorni

La modalità Basic è in regalo nella licenza Prinvo per cui non sono previsti costi aggiuntivi (ma sarà necessario dotarsi di una firma digitale).

La seconda modalità, quella “Automatica”, ti permette di inviare il pacchetto di fatture all’Agenzia delle Entrate in un solo click. La firma digitale viene apposta automaticamente da Prinvo e inviata attraverso un canale accreditato (direttamente dal Cloud) al Sistema di Interscambio. Entro 5 giorni la ricevuta sarà visibile su Prinvo senza alcuna azione da parte dell’utente.

Questa soluzione semplifica e velocizza tutta la procedura e ti permette quindi di risparmiare tempo e denaro.

La modalità automatica, ha un prezzo All-Inclusive di 109 € annue per un numero illimitato di fatture. Di fatto è il miglior prezzo del mercato.

CONSIDERAZIONI

Prinvo lascia al cliente la modalità di scelta, ma va sottolineato il fatto che la versione Basic presuppone l’acquisto di una firma digitale che ha un costo medio da 40€ a 60€ per tre anni (vedi Aruba), quindi se il numero di fatture è elevato meglio risparmiare tempo scegliendo la modalità automatica

Inoltre il costo della modalità Automatica è di gran lunga inferiore ai costi attualmente previsti dai sistemi come Fattureincloud e/o altri provider.

La prima modalità, è gratuita fino a 100 fatture l'anno, perché che la crescita di un'azienda passi per una corretta modalità di gestione, e Prinvo vuole venire incontro a chi è in fase di startup con la propria impresa.

ARCHIVIAZIONE

In accordo al Codice Civile, le fatture elettroniche dovranno essere archiviate per 10 anni tramite la Conservazione Sostitutiva.

Come previsto dal Decreto, tale servizio deve essere offerto gratuitamente a tutti i cittadini a spese dello Stato, e infatti il 30 Aprile 2018 l’Agenzia delle Entrate ha emanato una circolare confermando che tale servizio è disponibile gratuitamente presso la società privata SOGEI S.p.A., che archivierà le fatture senza necessità di ulteriori azioni da parte degli utenti.

Nonostante ciò, diverse altre aziende private stanno offrendo questo servizio a pagamento, portando ad una grossa speculazione ed aumentando il caos già portato da tutte queste novità.

Ad oggi il costo medio richiesto per la conservazione è di circa 0,30€ per fattura; se facciamo un rapido esempio diciamo che per 1.500 fatture all’anno si dovrebbero sborsare 450 €. Ci sembra davvero troppo.

La soluzione che propone Prinvo, e che adotterà essa stessa come azienda, è di utilizzare il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, per mezzo della SOGEI, conservando automaticamente le fatture in transito presso il Sistema di Interscambio. Tale modalità è ovviamente contrastata da chi vuole speculare (a volte anche persone vicine ai veterinari purtroppo!) sull’archiviazione sostitutiva presso provider privati.

Va detto che Prinvo propone questa soluzione, ma il veterinario sarà comunque libero di scaricare il suo pacchetto di fatture e conservarlo dove preferisce.

Esistono diversi provider che offrono anche il solo servizio di conservazione, mentre altri non consentono di scindere le 2 fasi di invio/conservazione.

INTEGRAZIONE COMMERCIALISTA

In ogni momento l'utente potrà scaricare un pacchetto dati XML che potrà essere utilizzato per l’importazione delle fatture presso il proprio commercialista

Quindi come nel caso della modalità Basic e Automatica, Prinvo cerca di dimostrare la sua serietà e professionalità lasciando libera scelta!

Buona fattura a tutti!